Fahamu njia rahisi za kuboresha ufanisi wa Barua Pepe (Email) yako

Makala hii inakupa maelekezo ya mambo adimu katika kusimamia barua pepe zako, ili kuboresha ufanisi na- kufurahia kuwa na akaunti ya email. Mfano wa ‘maujanja’ hayo ni uwezo wa kuwa na folders maalum kwa watu au asasi maalum zinazokutumia email mara kwa mara ili kwamba ukitaka kupitia email toka kwa mtu fulani, basi wewe unaenda tuu kwa folder lake, mfano unakuwa na folder la MIPANGO, basi email zote toka MIPANGO zinaingia humo, haziendi kwa Inbox. Mambo mengine tutakayoangalia ni jinsi ya kuboresha ulinzi wa akaunti yako ya email.

Matumizi ya BCC, na CC

Unapotaka kutuma email kwa mtu au asasi fulani , na wakati huo huo email hiyo iende kwa mtu au watu wengine basi una njia mbili za kufanya hivyo:-

• Tumia CC (Carbon Copy) : Utakapotumia CC ni kwamba yule uliyemkusudia kwa mara ya kwanza email yako iende ataweza kuona kuwa umewatumia ‘copy’ watu wengine. Mfano kama umetuma email kwa JOHN, halafu CC ikawa kwa ISSA, na MARIA, basi JOHN ataona kuwa ISSA na MARIA wamepokea email husika. Na pia ISSA na MARIA wataona kuwa email hiyo imeenda kwa JOHN.

• Tumia BCC (Blind Carbon Copy): Utakapotumia BCC, ni kwamba yule uliyemkusudia kwa mara ya kwanza email yako iende atapokea email yako, na wale wengine watapokea ‘copy’ ya email hiyo, hata hivyo kila mmoja hatojua kama mwingine amepokea email hiyo hiyo. Hii ni muhimu hasa pale ambapo si busara kutoa email address za watu bila ruhusa yao. Kwani umeona hapo juu ukitumia CC, watu wengine wanaona email address za waliotumia ‘copy’ ya email husika.

SPAM Folder

Kumbuka mara kwa mara kutembelea folder lenye kubeba SPAM emails. Wakati mwingine utakuta email zako muhimu zimetupwa humo, kwa sababu mbalimbali ikiwa ni pamoja na mtu aliyekutumia kusahau kuandika kichwa cha habari (subject) au kuandika kichwa cha habari ambacho teknolojia inayotambua SPAM inatambua kuwa aina ya maneno katika kichwa cha habari au email ni utambulisho kuwa email ni SPAM.

Kuboresha Ulinzi wa akaunti ya email

Huduma nyingi za email kama vile Google na Yahoo zinakupa nafasi ya kuwa na namna bora zaidi ya ku sign in. Badala ya ku sign in kwa kuandika ID na PASSWORD tuu, kuna hatua nyingine inaongezeka ambapo unatakiwa ujaze CODE maalum ambayo utakuwa umetumiwa kwa njia ya SMS kwa namba yako ya simu. Hii ina maana kuwa hata kama mtu anayo password yako, hatoweza kufungua mpaka ajaze CODE maalum ambayo inapatikana tuu kwa njia ya SMS kwa namba yako ya simu. (Labda aibe hadi simu yako).

>>>Tafadhali Click link zifutazo kuhungana Nami FACEBOOK , TWITTER na INSTGRAM